По мере того, как собрания и конференции становятся все более важными для реализации вашей бизнес-стратегии, растет и необходимость в управлении конференциями.

Что такое конференция?

Конференция - это формальное собрание людей для обсуждения определенной темы, которая может иметь академический, деловой или политический характер. Обычно они оплачиваются, закрыты для публики и посещаются отраслевыми экспертами и основными докладчиками, которые могут быть знаменитостями или выдающимися личностями. Основная цель организации конференции - информировать, обучать и повышать осведомленность о теме обсуждения.

Что такое виртуальная конференция?

В эти времена неопределенности многие мелкие и крупные события были перенесены в виртуальную среду, в онлайн. Виртуальная конференция позволяет всем вашим посетителям подключиться, при этом находясь у себя в офисе или дома. Благодаря цифровым решениям для обсуждения и встреч, интересному контенту и мотивирующим выступлениям основных докладчиков виртуальные конференции могут быть столь же эффективными, если не более лучше, чем при личной встречи.

Типы конференций
 

Организуются различные конференции:

Семинары
 

Это интерактивное занятие, в котором один или два докладчика ведут беседу с аудиторией. Семинар носит информативный и образовательный характер и направлен на передачу некоторых навыков или знаний аудитории, например, навыков цифрового маркетинга, советов по недвижимости, советов по личным финансам и инвестициям и т.п.

Круглый стол
 

Это сессия, на которой между участниками ведутся активные дискуссии и дебаты. Присутствует модератор, и время, отводимое каждому выступающему, ограничено.

Симпозиум
 

Симпозиум - это небольшая конференция, на которой несколько экспертов обсуждают общую тему. Обычно это делается в течение дня.

Для организации успешной конференции необходимо тщательное планирование. Каждый этап процесса управления конференцией необходимо продумывать до мелочей.
Приведем краткий список шагов, которые помогут вам решить, как правильно действовать:

№ 1 - Цели на конференции?

Прежде всего, вам нужно решить, какова цель вашей конференции. Вы хотите получать больше доходов? Повышать узнаваемость бренда? Запустить новый продукт? В конечном итоге способ организации конференции будет привязан к вашей конечной цели, поэтому первым делом нужно сесть, провести мозговой штурм и составить список своих целей.

№ 2 – Бюджет

Как только цель вашей конференции будет определена, поработайте над общим бюджетом. Какие основные и второстепенные расходы вы понесете.

№ 3 - Составление списка докладчиков

Спикеры - важная часть вашей конференции и ключевой фактор в привлечении большего числа участников. В зависимости от вашего бюджета, составьте короткий список соответствующих докладчиков для вашей конференции и свяжитесь с ними, чтобы узнать об их доступности и возможности личного или онлайн присутствия на конференции.

№ 4 - Настройка веб-сайта, мобильных приложений

Для любой конференции очень важно иметь веб-сайт с возможностью предоставить подробную информацию о программе мероприятия. И с возможностью предварительно зарегистрировать участников на конференцию.

№ 5 - Подготовка к работе на площадке. Оборудование.

Запланируйте работу с вашей технической компанией, чтобы провести тест  конференции на месте. Аудио и видео оборудование должно удовлетворять по качеству контента в помещении, слышимость и  видимость. Соответствие декораций теме конференции. Будет ли на месте команда технической поддержки, которая поможет выступающим на сцене или урегулирует любые чрезвычайные ситуации? Ведь, достаточно всего одного сбоя и затруднений в последнюю минуту, чтобы превратить вашу конференцию в катастрофу, поэтому убедитесь, что вы в курсе всех событий нюансов!

Наличие надлежащего плана управления конференцией поможет вам наметить прочную стратегию для краткосрочных и долгосрочных целей вашей организации.